Описание системы
Система «ДОК ПРОФ» (далее – Система) предназначена для автоматизации процессов общего делопроизводства, делопроизводства обращения граждан, контроля исполнения поручений руководства, текущей работы с документами в структурных подразделениях организации, обработки и согласования проектов документов, ведения электронного архива.Основными целями разработки и внедрения Системы являются:
- повышение эффективности принятия управленческих решений;
- усиление контроля исполнительской дисциплины;
- оптимизация потоков документационной информации в бумажном и электронном виде;
- исключение случаев утери документов;
- создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа, хранения документов;
- обеспечение оперативного контроля эффективности делопроизводства для информирования руководства, контроля исполнения документов, принятия решений на основе полной и достоверной информации о ходе исполнения документов и поручений;
- предоставление руководству организации возможность внедрения эффективных методов сокращения объемов служебной переписки;
- обеспечение регулярной проверки состояния делопроизводства, как в самой организации, так и в организациях и на предприятиях, входящих в сферу ее управления;
- всемерное содействие рационализации, механизации и автоматизации процессов делопроизводства;
- обеспечение организации обучения сотрудников делопроизводственной службы и других структурных подразделений пользованию системой с целью повышения квалификации;
- автоматизация контроля выполнения требований по оформлению документов и организации делопроизводственных процессов, предусмотренных государственными стандартами и внутренними организационно-распорядительными документами и нормативами;
- автоматизация механизма передачи неоформленных документов в случае увольнения сотрудника, а также в случае его отпуска, командировки или длительного отсутствия по служебным обстоятельствам;
- автоматизация процесса документирования всего комплекса документов, предусмотренного номенклатурой дел;
- автоматизация централизованного приема и передачи всех видов документов в канцелярию, поступающих в организацию из разных источников в бумажном или электронном виде;
- уменьшение количества рутинных и ручных операций, и значительно повысить скорость обработки документов каждым ответственным сотрудником за единицу времени;
- усовершенствование процесса обработки обращений граждан (для государственных организаций);
- автоматизация регламентного порядка работы с документами с момента их создания или поступления до момента отправления или передачи в архив;
- обеспечение конфиденциальности хранимой информации, проверки прав пользователей при работе с системой и защиты данных от несанкционированного доступа.
