Архитектура внедрения и эксплуатации системы
Важнейшим требованием успешности внедрения Системы является правильный выбор ее архитектуры. Под архитектурой Системы понимается концепция, определяющая ее модель, структуру, выполняемые функции и взаимосвязь компонентов. Развертывание (внедрение)Системы может быть осуществлено с использованием одной из следующих архитектур:
- централизованная;
- децентрализованная;
- смешанная.
Выбор архитектуры Системы обусловлен следующими критериями:
- технологией ведения делопроизводства, принятой в организации;
- техническими характеристиками вычислительной техники, телекоммуникационного оборудования и каналов связи.
Рис. 1 – Централизованная архитектура Системы
Централизованная архитектура АСД «ДОК ПРОФ 2.0»
Описание реализации
Идея построения централизованной архитектуры основана на двух концепциях: единого хранилища данных и единой «точки входа» в Систему для доступа к хранящимся в ней данным (Рис. 1). Внедрение централизованной архитектуры предполагает наличие аппаратного обеспечения, способного без длительных задержек обработать требуемое количество запросов клиентов, и каналов связи с пропускной способностью не ниже 100 Мбит/с, обеспечивающих на приемлемом уровне скорость обмена данными. С точки зрения практической реализации это означает, что:- все информационные объекты (документы, резолюции, нормативно-справочные данные, структура организации и т.д.) хранятся в единой базе данных;
- доступ пользователей к данным осуществляется через единый центральный сервер Системы;
- организация работы Системы осуществляется в рамках локальной вычислительной сети (ЛВС) одного офиса (учреждения) или закрытой виртуальной сети с высокой пропускной способностью;
- с помощью клиентского приложения осуществляется тесная интеграция с периферийным оборудованием (нанесение штрих-кода, поточное сканирование и т.д.) и популярными офисными пакетами (MS Offie, OpenOffice);
- механизм заданий и сценариев позволяет создавать унифицированные маршруты обработки документов для различных видов документов.
Преимущества централизованной архитектуры
Среди преимуществ централизованной архитектуры необходимо выделить следующие:
- хранение данных на одном сервере обеспечивает пользователям доступ к актуальным и полным данным в любой момент времени;
- наличие одной критически важной точки – сервера СУБД – позволяет оптимизировать управление и поддержку производительности и работоспособности Системы; возможна установка одного или нескольких серверов резервного копирования данных, позволяющих повысить надежность Системы и обеспечить полное и корректное восстановление данных в случае возникновения нештатных ситуаций;
- обновление версий клиентского приложения на всех рабочих станциях сети осуществляется с помощью тех же механизмов, что и доступ к данным – при каждом сеансе запуска клиентское приложение проверяет номер своей версии с версией, хранящейся в базе данных, и в случае несовпадения на клиентский компьютер выгружается последняя актуальная версия;
- при наличии одного сервера БД значительно снижены затраты на поддержку, администрирование и обслуживание как Системы в целом, так и ее компонентов;
- обеспечивается высокая скорость доступа к данным, что особенное важно при построении и просмотре отчетов, обрабатывающих большие массивы информации;
- ведение унифицированной нормативно-справочной информации обеспечивает логическую целостность и непротиворечивость хранимых данных о документах;
- регистрация входящего, исходящего или внутреннего документа выполняется в Системе один раз, так что документ или его разделы сразу же после регистрации становятся доступными во всех подразделениях, и тем самым исключается необходимость повторной регистрации документа;
- механизм заданий и сценариев позволяет создавать и отображать в удобном графическом представлении сложные маршруты обработки документов (с возможностью параллельной обработки, фиксацией промежуточных результатов, условиями выбора дальнейшего пути движения, резолюциями руководителей и т.д.), что значительно экономит время специалистов и повышает качество обработки входящей, исходящей и внутренней корреспонденции (Рис. 2).
Рис. 2 – Графическое представление маршрута обработки документа
Децентрализованная и смешанная архитектура АСД «ДОК ПРОФ 2.0»
Описание реализации
Идея построения децентрализованной архитектуры основана на концепции географически распределенного хранения данных (Рис. 3). Смешанная архитектура является результатом совместного использования в организации как централизованной, так и децентрализованной архитектур. Децентрализованная архитектура идеально подходит для организаций, имеющих удаленные офисы (филиалы), которые самостоятельно управляют своими документами, могут отправлять (получать) в центральный офис оперативные или консолидированные данные, а также обмениваться межу собой документами в случае необходимости. С точки зрения практической реализации это означает, что:
- ввод данных (регистрация документов, внесение резолюций, обработка обращений граждан и т.д.) и их хранение в базе данных может осуществляться непосредственно в филиалах;
- в центральном офисе возможен как непосредственный ввод данных, так и консолидация всех данных, поступающих из филиалов;
- обмен оперативными данными между филиалами и центральным офисом осуществляется с помощью специализированной утилиты «Почтовый менеджер»; для непосредственной передачи данных по электронной почте достаточно наличия любой почтовой системы, поддерживающей SMTP-протокол.
Рис. 3 – Децентрализованная архитектура Системы
Программной основой для развертывания Системы в децентрализованной архитектуре является «Почтовый менеджер». Полностью интегрированный с базовой функциональностью Системы по регистрации и управлению документами, он позволяет организовать эффективный и прозрачный процесс делопроизводства между географически разнесенными филиалами организации. Алгоритм функционирования «Почтового менеджера» можно представить следующим образом:
- в главный офис поступает входящий документ и регистрируется в его Системе;
- руководитель подразделения в главном офисе накладывает резолюцию, в которой предписано переслать зарегистрированный документ на отработку в филиал;
- «Почтовый менеджер» Системы главного офиса формирует сообщение, куда записывает электронную регистрационно-контрольную карточку (ЕРКК) документа и его электронный образ, и пересылает его в «Почтовый менеджер» Системы филиала;
- в Системе филиала все поступившие на регистрацию по электронной почте документы сохраняются в специальной папке (Рис. 4);
- регистратор Системы в филиале просматривает поступившие документы и отмечает их как зарегистрированные; в случае, если данные в полях ЕРКК документа не совпадают, регистратор просматривает ЕРКК и вручную устанавливает необходимые значения атрибутов; квитанция о регистрации документа в Системе филиала немедленно отправляется с помощью «Почтового менеджера» в Систему главного офиса;
- любые отметки о ходе обработки документа в филиале – резолюции, постановка на контроль, закрытие – немедленно в виде квитанций отправляются в Систему главного офиса, что дает возможность в удаленном режиме оперативно отслеживать и контролировать процесс обработки документа.
Рис. 4 – Использование почтового менеджера для регистрации входящих документов, поступающих из удаленного офиса
Преимущества децентрализованной архитектуры
Среди преимуществ децентрализованной архитектуры необходимо выделить следующие:
- регистрация и хранение документов непосредственно в филиалах значительно экономят время и упрощают процедуру общения с гражданами и клиентами, поскольку всегда доступны и находятся «под рукой»;
- отсутствует необходимость организации канала связи с широкой пропускной способностью между филиалами и главным офисом, поскольку обмен данными осуществляется асинхронно по электронной почте;
- в удаленных филиалах возможна как независимая нумерация документов или проектов документов при их регистрации, так и принятая в организации в целом;
- использование «Почтового менеджера» позволяет оперативно и прозрачно отслеживать процесс обработки документа на всех его стадиях по всем географически разнесенным филиалам организации.
