Архитектура системы
Система построена в классической архитектуре «клиент-сервер», общий вид которой представлен на рис. 1.
Рис. 1 – Общий вид архитектуры Системы
Уровень представления данных
На уровне представления данных осуществляется непосредственная работа пользователей с Системой. Доступ к функциональности системы обеспечивается с помощью «тонкого» и «толстого» клиентов – WEB- и GUI-интерфейсов соответственно. Наличие WEB-доступа позволяет, с одной стороны, организовать работу региональных представительств или удаленных/мобильных пользователей без дополнительных капиталовложений и с использованием возможностей всемирной сети Internet, с другой стороны, обеспечивает возможность всем заинтересованным организациям и физическим лицам оперативно получать санкционированный доступ к интересующим их данным (оперативным, нормативно-справочным, статистическим).Уровень представления обеспечивает пользователей возможностью использования технологических процессов обработки документов и обращений граждан в соответствии с процессами и правилами делопроизводства, предоставляет программные инструменты для информационного менеджмента документов, а именно:
- моделирование технологических процессов делопроизводства, контроля исполнительской деятельности и обработки обращений граждан;
- контроля и анализа документов;
- мониторинга состояния обработки и исполнения документов;
- регламентной отчетности по результатам обработки документов.
Прикладной уровень
Уровень характеризуется наличием разнообразных встроенных системных функций и сервисов, предназначенных для функционирования и поддержки жизнедеятельности системы.Обмен данными с внешними системами документооборота и контроля обращений граждан осуществляется через стандартные протоколы обмена данными (XML и др.) с использованием соответствующих средств защиты информации. Обмен данными может происходить в обоих направлениях в соответствии с регламентом обработки каждого из видов документов или обращений.
В Системе реализован универсальный механизм доступа к данным и файлам, хранимых в электронных архивах и СУБД. С помощью этого механизма гарантируется эффективная работа пользователей системы в едином информационном пространстве и надежная комплексная защита информации.
На этом уровне существуют большие возможности для администраторов системы по управлению доступом к функциям и данным системы, определение прав доступа каждого конкретного пользователя, обеспечение комплексной защиты информации. Это обуславливает наличие вариантов уникальных рабочих мест с персональными настройками и уровнем доступа к данным в системе.
Системные сервисы служат для реализации механизмов резервного копирования информации, взаимодействия со службами операционных систем, интеграции с другими программными системами, обеспечения контекстно-зависимой помощи для пользователей и т.д.
Функции поддержки жизненного цикла документов обеспечивают реализацию механизмов создания, сохранения, движения, наложения резолюций, поиска, печати, сортировки, передачи в другие системы (экспорт), архивирования, почтовой пересылки, уничтожения и других операций, связанных с процессами обработки документов или обращений граждан.
Системный программный интерфейс (API) предоставляет пользователям и администраторам системы возможность получать доступ к отдельным файлам и хранилищам файлов, используемых в системе.
Уровень данных и файлов
Все данные пользователей должны сохраняться на высокопродуктивном сервере СУБД промышленного уровня, предоставляющем развитые возможности для обеспечения целостности данных, оптимизации запросов пользователей, высокую скорость обмена данными между сервером базы данных и клиентским приложением. Через системный интерфейс на этом уровне осуществляется управление доступом к файлам и хранилищам. Для ускорения выполнения поисковых и других запросов существуют встроенные в СУБД программные механизмы индексирования и поиска файлов.Используемая архитектура позволяет осуществлять масштабирование системы на произвольное количество рабочих мест без какой-либо существенной доработки программного кода.
Функциональная структура системы
Система предназначена для внедрения автоматизированной технологии полного комплекса управленческих и деловых процессов и создания необходимых условий повышения качества работы должностных лиц организации.Основными задачами системы являются:
- обеспечение оперативного поступления документов к руководителям, а также предоставление им необходимой информации для принятия решений;
- обеспечение принятия решений ответственными сотрудниками за счет упрощения и ускорения процедур доступа к документам;
- значительное повышение исполнительской дисциплины сотрудников за счет своевременного уведомления о поручении руководства и организации надежного контроля их выполнения;
- ускорение внутреннего документооборота за счет использования современных компьютерных технологий;
- постепенное уменьшение части бумажного документооборота;
- значительное уменьшение части рутинных операций;
- исключение случаев утраты оригинальных документов;
- выявление «узких» мест в работе для принятия соответствующих организационных мер;
- повышение общего уровня организационной культуры, решение проблемы координации работы сотрудников;
- значительное сокращение затрат времени на поиск необходимых документов;
- предоставление инструментов для аналитической и статистической оценки эффективности обработки документов в организации, первичный анализ данных и регулярная проверка состояния делопроизводства, формирование регламентных отчетов;
- повышение оперативности технологических процессов обработки документов, уменьшение влияния человеческого фактора во время обработки данных за счет применения штрих-кодовой идентификации документов;
- обеспечение целостности и конфиденциальности информации;
- регистрация обращений граждан, создание и заполнение соответствующих регистрационных контрольных карточек, описания документов и сбора резолюций, предоставление отчетов о выполнении поручений;
- обработка документов с момента их поступления или создания до отправления или передачи в архив;
- управление потоками работ, осуществление контроля исполнения поручений и документов, обеспечение коллективной работы сотрудников над документами;
- автоматизация работы специалистов организации в соответствии с принятым регламентом обработки документов, поиска и выборки необходимой информации, рассылки документов для дальнейшей обработки;
- контроль исполнения поручений и документов на основе оперативного представления (отображения) текущего состояния процессов делопроизводства, отклонений от плановых сроков, назначение новых сроков завершения работ;
- создание и ведение электронного архива документов, обеспечение надежного хранения всех версий документов и других информационных объектов, максимально удобная систематизация хранилища документов в соответствии с нормативами организации.
Исходя из вышеперечисленных задач, Система выполняет следующие функции:
- регистрация документов;
- движение документов;
- сканирование структурированных документов;
- контроль исполнений поручений руководства;
- обработка обращения граждан;
- подготовка проектов документов;
- отправление корреспонденции;
- обработка сложных по структуре документов;
- мониторинг обработки документов;
- опубликование документов на Web-портале;
- ведение электронного архива документов;
- мониторинг системы и подготовка статистических отчетов;
- обмен документами с внешними системами документооборота;
- защита информации и управление правами пользователей;
- администрирование.
Структурно Система состоит из следующих подсистем (рис. 2):
- подсистемы регистрации документов;
- подсистемы сканирования структурированных документов;
- подсистемы контроля исполнения поручений руководства;
- подсистемы обработки обращений граждан;
- подсистемы подготовки проектов документов;
- подсистемы движения документов;
- подсистемы ведения электронного архива документов;
- подсистемы подготовки статистических и стандартных отчетов;
- подсистемы обмена документами с внешними программами.
Рис. 2. Обобщенная функциональная структура Системы.
