Контроль исполнения поручений руководства
Подсистема контроля исполнения поручений руководства и документов обеспечивает:- учет и регистрацию поручений руководства;
- постановку поручений руководства на контроль;
- фиксацию факта получения исполнителем поручения руководства;
- фиксацию факта получения документов в каждом подразделении;
- фиксацию факта получения документов исполнителем;
- назначение ответственного и других исполнителей документа;
- внесение текста резолюции руководителя;
- внесение сроков выполнения документов;
- внесение сложных резолюций с неограниченным количеством задач;
- построение дерева резолюций любой сложности;
- возможность сканирования бумажных резолюций и прикрепления их образов к соответствующей электронной резолюции;
- создание произвольного количества исполнителей;
- поддержку произвольного количества ролей исполнителей;
- автоматическая адресация документа исполнителям в соответствии с наложенными резолюциями;
- внесение данных о выполнении документа;
- внесение предложений касательно выполнения документа;
- закрытие документов (фиксация факта выполнения документа и списания в дело);
- постановку документов на контроль;
- постановку пунктов документов на контроль;
- автоматическое или автоматизированное определение контрольных сроков;
- автоматическая визуальная сигнализация о документах, по которым сроки исполнения резолюций просрочены;
- определение состояния контроля документа или отдельного пункта;
- составление резюме о выполнении;
- автоматическое формирование на каждом рабочем месте индивидуального списка документов, поручения по которым были получены «сверху», и индивидуального списка документов, поручения по которым были выданы «вниз»;
- ведение истории контроля выполнения документа (пункта);
- блокирование закрытия выполнения документа (пункта) без согласования с контролером;
- формирование любых отчетов для контроля;
- автоматическое напоминание о приближении сроков выполнения;
- информирование руководителя о ходе выполнения и итогах выполнения документов;
- поддержку различных уровней контроля;
- автоматическую визуальную сигнализацию о документах, по которым сроки исполнения резолюций просрочены
- контроль исполнения документов;
Описание подсистемы
Кроме фиксации факта получения документа деловодом подразделения и исполнителем с использованием штрих-кодовой технологии, Система обеспечивает внесение в электронную регистрационно-контрольную карточку резолюции руководителей. Существует возможность создавать сложные резолюции с множеством вложенных пунктов, исполнителей, сроков исполнения и перечнем контролеров.Пользователь должен своевременно заносить данные о исполнении документа и предложения относительно его исполнения.
Когда документ исполнен, пользователь должен закрыть его регистрационно-контрольную карточку, указав дату исполнения и реквизиты документа, который подтверждает факт исполнения документа. В регистрационно-контрольную карточку документа заносятся данные относительно места расположения бумажного документа в соответствующем деле.
Система имеет все средства для организации действующего контроля исполнения документов. Она позволяет автоматически определять контрольные сроки исполнения документов по их типу или виду. Система также обеспечивает многоуровневый контроль исполнения резолюций руководителей различных уровней управления. Существует возможность контролировать сложные резолюции с множеством вложенных пунктов, исполнителей, сроков исполнения и перечнем контролеров. Система предупреждает о приближении контрольных сроков и обеспечивает подготовку необходимых отчетов.
Система позволяет определять состояние контроля документа и внести резюме о его исполнении. Средства формирования статистических отчетов представляют информацию как в табличном, так и в графическом виде (диаграммы, гистограммы, линейные графики).
Интересной функцией подсистемы контроля является возможность блокирования закрытия регистрационно-контрольной карточки документа, что позволяет согласовать действия контролера и исполнителя.
Система оповещает контролеров и исполнителей о приближении контрольных сроков исполнения документов и поручений руководства. Удобным в Системе является автоматическое формирование перечней документов логических папок по срокам исполнения (документы, подлежащие исполнению или не выполненные в установленный срок «сегодня», «на этой неделе», «в этом месяце» и т.д.).
Рис.1 Система автоматически формирует логические папки по срокам исполнения документов
Рис. 2. Электронная форма «Состояние контроля»
Рис. 3. Информационная справка предоставляет всю информацию о документе, сроках исполнения, и результате исполнения документа
