Отправка корреспонденции
Подсистема отправки корреспонденции обеспечивает:- формирование и отправку служебной информации, содержащей настраиваемый перечень значений реквизитов регистрационно-контрольной карточки передаваемого исходящего документа;
- автоматическую отправку уведомления корреспонденту о регистрации поступившего документа с указанием даты, времени и присвоенного входящему документу регистрационного номера;
- автоматическую сортировку документов по корреспондентам;
- автоматизированное формирование конвертов;
- автоматическое формирование реестров отправлений;
- введение квитанций о доставке;
- отправление электронных образов документов и других электронных файлов средствами электронной почты;
Описание подсистемы
Достаточно просто и удобно реализованный процесс приема документов для отправки и оформления перечня документов, которые находятся в конверте.Сканируя штрих-коды с документов, сотрудник, который принимает документы на отправку, сортирует их по адресатам в соответствии с индексами, которые при этом появляются на экране монитора.
Сотрудник, который выполняет функцию формирования пакетов на отправку, вызывает на экран перечень документов, которые должны быть отправлены по определенному адресу, сканирует штрих-коды с документов и вкладывает в конверт. Когда конверт заполнен, сотрудник распечатывает наклейку на документ с указанием адреса корреспондента и отправителя, а также с перечнем документов, которые находятся в конверте. Таким образом, исключается ручная работа при заполнении соответствующих бланков, ошибки оператора при ручном вводе данных, а процесс, при этом, значительно ускоряется.
По требованию пользователя система автоматически формирует реестры отправления (почтовые, телеграфные и т.п.).
