Регистрация документов
Регистрация документов осуществляется подсистемой регистрации документов, которая обеспечивает:- учет и регистрацию входящих, исходящих, нормативно-правовых и внутренних документов с созданием регистрационно-контрольных карточек установленного образца;
- учет и регистрацию поручений руководителей;
- ведение картотек и определение типов документов, которые регистрируются в каждой картотеке;
- автоматическую генерацию и настройку регистрационных номеров;
- резервирование регистрационных номеров;
- одновременную поддержку традиционного бумажного и электронного документооборота;
- автоматическое заполнение полей на основе нормативно-справочной информации;
- автоматическое заполнение полей по значениям других полей, логически связанных с ними;
- автоматическое заполнение полей с помощью оптического карандаша (ручного сканера-ручки);
- автоматическое заполнение полей по реквизитам документов, связанных между собой по переписке;
- построение дерева ссылок между документами любой сложности;
- внутреннюю и внешнюю адресацию документов;
- генерацию штрих-кода;
- нанесение на бумажные документы регистрационных реквизитов, штрих-кода, буквенно-цифровой информации в соответствии с нормативными документами;
- печать документов, регистрационных карточек, реестров рассылки, статистических и других форм на принтерах разных типов;
- сохранение целостности данных в случае возникновения нештатных ситуаций;
- возможность автоматической репликации баз данных документов.
Подсистема регистрации документов позволяет пользователям выполнять следующие функции:
- предварительное рассмотрение входящей корреспонденции;
- регистрацию документа;
- заполнение регистрационно-контрольной карточки документа;
- нанесение штрих-кода на документ;
- автоматическое заполнение полей с помощью оптического карандаша;
- автоматизированную обработку структурированного документа;
- сканирование документа;
- создание актов несоответствия документа, требованиям нормативно-правовых документов;
Описание подсистемы
Принципиальным является то, что Система работает как с электронными документами, так и с данными о бумажных документах, которые вводятся в Систему и представляются пользователям на экранах мониторов в соответствующих электронных формах или в виде электронных образов.Система ориентирована на принятую в странах СНГ технологию работы с документами. Бумажные документы в установленной последовательности перемещаются между АРМ. Пользователи в соответствии со своими функциональными обязанностями выполняют определенные действия, касающиеся документов, вводят в Систему необходимые данные, при необходимости корректируют их или печатают в виде документов.
До начала регистрации документов, в Системе создаются необходимые регистрационные картотеки (входящие, исходящие, приказы и т. п.) – заполняются соответствующие справочники.
При регистрации документа Система автоматически генерирует и присваивает документу регистрационный номер и заносит эту информацию в электронную регистрационно-контрольную карточку. При необходимости, регистрационный номер можно настроить по требованиям Заказчика (настроить соответствующие префиксы).
В зависимости от принятой технологии рассмотрения документов, электронная регистрационная карточка (рис. 1) может заполняться или на одном автоматизированном рабочем месте, или последовательно на нескольких. При этом каждый пользователь оперативно получает информацию о документах, которые должны поступить к нему на обработку с другого АРМ. Получив соответствующий бумажный документ, пользователь считывает штрих-код и практически сразу получает на экране своего монитора необходимые данные, введенные в Систему на предыдущих этапах его обработки.
Система обеспечивает: заполнение полей с помощью оптического карандаша (ручного сканера); автоматическое заполнение полей по значениям других полей, которые логически связаны с ними (например, после заполнения поля «вид документа», автоматически заполняются поля «корреспондент», «кто подписал»).
Система позволяет строить дерево ссылок между документами любой сложности, что обеспечивает оперативный доступ к любому документу в переписке по одному вопросу.
При регистрации документа со ссылками на другой, Система автоматически предлагает значения полей, по реквизитам документа, который был предварительно зарегистрирован.
После завершения заполнения регистрационно-контрольной карточки документа производится нанесение штрих-кода на его первую страницу (бланк документа). Вместе со штрих-кодом на документ наносится буквенно-цифровая информация, которая в привычной для пользователя форме предоставляет информацию о регистрационных реквизитах документа.
