Управление движением документов
Подсистема движения документов обеспечивает:- создание унифицированных технологических процедур прохождения, передачи и обработки документов в организации;
- одновременное движение документов и их регистрационных карточек в соответствии с маршрутно-технологическими схемами их обработки;
- автоматическую сортировку документов по структурным подразделениям;
- автоматическую сортировку документов по внешним корреспондентам;
- возможность создания и ведения реестров передачи документов в подразделения (при отсутствии автоматизированных рабочих мест в подразделениях);
- поддержку учета оригиналов и копий документов;
- хранение электронных образов документов произвольного формата;
- возможность организации совместной работы над одним документом (например, в режиме check-in, check-out).
Описание подсистемы
Пройдя процессы регистрации и предварительного рассмотрения, документы передаются в структурные подразделения для исполнения.В бумажной технологии при достаточно большом количестве структурных подразделений и объеме документов процесс их сортировки и оформления факта передачи достаточно трудоемкий.
Получив стопку документов на сортировку достаточно сканировать их штрих-коды и раскладывать по ячейкам в соответствии с индексами подразделений, которые при этом появляются на экране монитора. Это происходит на основании данных, введенных на этапе предварительного рассмотрения. При этом автоматически формируются списки этих документов и отправляются на АРМ сотрудников служб делопроизводства подразделений.
Завершив по такому способу сортировку документов, курьер разносит их по подразделениям. Сотрудники служб делопроизводства в подразделениях принимают документы, сканируя их штрих-коды, делая при необходимости отметки в списках о документах, которые по каким-либо причинам не приняты. Информация о не принятых документах сразу же поступает на АРМ предварительного рассмотрения для их повторной обработки.
Если в службе делопроизводства подразделения нет АРМ, то для него распечатывается соответствующий список документов вместе с информационным листком. В информационном листке сотрудник службы делопроизводства подразделения указывает исполнителей документов или делает отметки об их возвращении. В этом случае, список документов остается в подразделении, а информационный листок возвращается в канцелярию для ввода необходимой информации в базу данных.
Такая реализация процесса передачи документов позволяет надежно отслеживать перемещение документов между подразделениями и значительно облегчает работу сотрудников.
