Ведение электронного архива документов
Подсистема ведения электронного архива документов обеспечивает:- формирование описей дел для передачи в архив, перечней входящих и исходящих нормативно-распорядительных документов в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
- автоматизированная подготовка описей дел документов для передачи на архивное хранение и ведение архива документов;
- упорядоченное архивное хранение всех версий документов со встроенными средствами их полнотекстового поиска.
Описание подсистемы
Для ведения электронного архива формируется номенклатура дел. Все исполненные документы списываются в дело (указывается № дела, № тома, № страницы). Таким образом, все электронные регистрационно-контрольные карточки связываются с соответствующими делами. Это обеспечивает возможность автоматически получать описание дел, готовить их к передаче в архив.В электронном архиве хранятся также электронные образы отсканированных документов и электронные файлы документов, которые созданы в подсистеме подготовки проектов документов.
Разработанные средства ведения электронного архива позволяют оперативно осуществлять поиск необходимой информации с каждого из атрибутов, а также производить контекстно-зависимый поиск.
