Подготовка проектов документов
Подсистема подготовки проектов документов обеспечивает:- возможность коллективной работы исполнителей с одним или несколькими документами;
- регистрацию проекта документа;
- создание шаблона проекта документа;
- формирование проекта документа средствами текстового редактора MS Word или OpenOffice.org.;
- сохранение электронного файла проекта документа в базе данных;
- автоматическую проверку орфографии;
- возможность задания строгой либо произвольной маршрутизации документа;
- сохранение всех версий проекта документа и построение на базе любой из них, или нескольких, новой версии;
- нанесение уникального штрих-кода на каждую страницу версии проекта документа;
- сборку окончательной версии документа путем считывания штрих-кода с любых страниц различных версий проекта документа с возможностью возврата его на доработку;
- фиксацию факта визирования, согласования и утверждения документа или возврата его на доработку;
- присоединение при регистрации документа электронного файла проекта документа, который был утвержден;
- формирование дерева проектов документов произвольной сложности.
Описание подсистемы
Важным компонентом в Системе является подсистема подготовки проектов документов. Эта подсистема позволяет: осуществлять набор и верстку проектов документов по шаблонам с одновременной проверкой грамматики; проводить согласования, визирования и утверждение проектов документов; вводить в Систему проекты документов из электронных и бумажных носителей; передавать их по электронным каналам связи и размещать на web-странице.Система обеспечивает создание, учет и сохранение всех создаваемых электронных версий проектов документов. Необходимо отметить, что при внесении изменений в электронный проект документа, Система автоматически создает его новую версию, в которой сохраняет исправленный текст. Начальный текст остается неприкосновенным в предыдущей версии. Для каждой версии проекта документа Система сохраняет данные о времени и дате ее создания, заказчике и операторе, который внес изменения.
Важно отметить, что все приложения к документам для Системы являются отдельными проектами документов, а также то, что при распечатке проекта документа на его каждый лист наносится уникальный штрих-код, который обеспечивает его защиту от фальсификации.
Подсистема обеспечивает фиксацию фактов согласования, визирования и утверждения проектов документов, формирование маршрутов прохождения, прикрепления к электронной регистрационной контрольной карточке документа утвержденной электронной версии проекта документа.
