Автоматизация обработки документов

Ежедневный ввод и предварительная обработка большого массива документов в организации требует принятия специальных мер технического и организационного характера. Среди них необходимо отметить:
  1. ведение рубрикаторов, т.е. сведение к минимуму ввода словесной информации при заполнении регистрационной карточки;
  2. сканирование оригиналов документов, поступающих в организацию извне;
  3. организация поточного сканирования и пакетной обработки документов.

 Ведение рубрикаторов для словесных реквизитов

Широко известны способы контроля документооборота в системах делопроизводства и информационных системах с небольшими массивами документов с использованием картотек. На карточки наносят маркировочные метки, которые позволяют достаточно быстро ориентироваться в массивах документов. Эти способы поиска документов и контроля прохождения трудоемки и не оперативны, поскольку технология маркировки и идентификации действительности документов (источников информации) основана на использовании ручного труда и примитивных механических или оптических устройств поиска.

Следующим шагом в совершенствовании автоматизации обработки большого массива документов является введение электронной регистрационно-контрольной карточки. Карточка создается при регистрации входящей корреспонденции, проектов нормативно-правовых актов, приказов, поручений и т.д. С целью идентификации документа и исключения возможности его фальсификации документ маркируют штриховым кодом, который формируется из атрибутов ЭРКК и наносится на бумажный носитель.

Описанная технология обработки документов обеспечивает регистрацию документа, его маркировку штрих-кодом и идентификацию документа. Однако возможности этой технологии ограничены, поскольку она не позволяет выявить, например, семейство документов, которые имеют отношение к одному корреспонденту.

Для решения этой проблемы в системе автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ» на каждый словесный атрибут, представленный в электронной регистрационно-контрольной карточке, создается рубрикатор. Рубрикатор заполняется перечнем актуальных значений атрибута, так что при заполнении ЭРКК словесному значению атрибута присваивается соответствующий цифровой код рубрикатора.

В зависимости от принятой в организации системы делопроизводства для систематизированной кодировки словесной информации разрабатываются рубрикаторы на отдельные характеристики документа, например:
  • на группы корреспондентов, принадлежащих к одному родовому понятию;
  • на отдельных корреспондентов;
  • на типы документов;
  • на статус документа и т.д.
Каждой характеристике документа в соответствии с рубрикатором присваивается цифровой код. Совокупность цифровых кодов отдельных характеристик образует интегрированный признак – вид документа.

Сканирование оригинальных бумажных версий документов

Для сохранения данных о входящей корреспонденции, поступающей в организацию извне, необходимо, кроме заполнения регистрационной карточки, обеспечить сохранение электронных образов поступающих документов. Система «ДОК ПРОФ» обеспечивает после заполнения электронной регистрационно-контрольной карточки автоматическое сканирование документа и сохранение в базе данных системы его графического образа. При этом сканирование может быть как полным, когда документ сканируется целиком после нанесения штрихового кода на бумажный оригинал, так и фрагментарным, когда с помощью оптического карандаша выборочно сканируются самые важные разделы (поля). Встроенный модернизированный модуль распознавания от компании ABBY обеспечивает автоматическое распознавание графического образа документа или его частей и их верификацию (проверку правильности распознавания). Информация в виде распознанного текста сохраняют в полях ЭРКК и используют в дальнейшем для контекстно-зависимого поиска. Информацию в виде графического изображения сохраняют в электронном архиве.

Поточное сканирование документов

Отдельное сканирование каждого входящего документа делает процесс трудоемким и затратным, особенно если речь идет о вводе большого объема входящих или исходящих документов. Для ускорения этого процесса в систему «ДОК ПРОФ» встроен модуль поточного сканирования документов. Процесс поточного сканирования ведется на высокоскоростном сканере, причем в сканер сразу загружается для сканирования некоторое количество документов. С помощью программного компонента распознавания отсканированных образов графические изображения страниц группируют в пакеты. Пакеты представляют собой графические изображения отдельных документов, на первой странице которого напечатан штрих-код. При распознавании штрих-кода устанавливается связь графического изображения документа и электронной регистрационно-контрольной карточки, осуществляется проверка комплектности документа по данным ЭРКК путем сопоставления количества отсканированных страниц с количеством страниц, отмеченных в регистрационной карточке, и устанавливается соответствие графического изображения с данными ЭРКК.

На примере обработки входящей/исходящей корреспонденции будет описан весь процесс автоматизированной обработки документов, который обеспечивается системой «ДОК ПРОФ».

Процесс автоматизированной обработки документов начинается с регистрации каждого документа – создания на него электронной регистрационно-контрольной карточки. В карточку вносится номер документа и дата его получения или отправления. На основании номера документа, даты и вида документа (интегральная характеристика) система автоматически осуществляет поиск по ранее зарегистрированным документам на предмет наличия аналогов. Если искомый ранее зарегистрированный документ найден, то текущий документ регистрируется как дополнительный. Если в документе установлен признак срочности исполнения, система автоматически определяет в электронной карточке порядок рассмотрения документа в срочном порядке.

Отдельные фрагменты документа сканируются с помощью оптического карандаша, и полученная информация сохраняется в электронную карточку.

Входящему документу присваивается порядковый номер регистрации, фиксируется дата регистрации, и на основании этих цифровых данных осуществляется маркировка документа штрих-кодом, который наносится на бумажный оригинал документа в его правый верхний угол с помощью специального принтера.

После нанесения штрихового кода документ вместе с другими промаркированными документами загружают в скоростной сканер для поточного сканирования. С помощью программного компонента распознавания отсканированных образов графические изображения страниц документов группируют в пакеты, каждый из которых представляет собой отдельный документ с нанесенным на первой странице штрих-кодом. С помощью того же программного компонента штриховой код распознается и устанавливается связь с электронной карточкой для проверки соответствия отсканированных страниц документа с данными, занесенными в карточку. При установлении соответствия и графическое изображение документа, и распознанный текст вводятся в базу данных системы «ДОК ПРОФ».

Описанный процесс позволяет:
  • находить документ по любому признаку, выраженному в цифровой форме;
  • строить цепочки документов, связанных по одному или нескольким признакам;
  • проводить контекстно-зависимый поиск документов;
  • выявлять «семейство» документов, т.е. определять множество документов, имеющих один первичный документ;
  • проводить статистический анализ документов;
  • оптимизировать затраты на первичную обработку документов.