Штрих-кодовая маркировка и идентификация документов
Современная система делопроизводства немыслима без встроенных средств маркировки и идентификации документов, которые позволяют защищать документы от подделки и подтверждают их действительность. Как правило, на основании реквизитов документа формируется контрольная информация в цифровой форме, контрольная информация преобразуется в штриховой код и штриховой код наносится на бумажный носитель документа. Легитимность документа, исполненного на бумажном носителе, проверяется с помощью технических средств путем считывания штрихового кода, преобразования его в цифровую форму и сравнения полученных данных с информацией о документе, хранимой в системе делопроизводства.Описанный алгоритм маркировки и идентификации имеет один существенный недостаток – информация о документе может быть получена только с помощью специальных технических средств и недоступна для визуального прочтения.
Система автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ» лишена этого недостатка и имеет встроенные средства для идентификации документа без специальных технических средств. Это достигается за счет нанесения вместе со штриховым кодом дополнительного маркировочного кода в виде литерно-цифровых символов, читаемых визуально.
Процесс создания документа, исполненного на бумажном носителе, начинается с регистрации входящего или исходящего документа в виде электронной регистрационно-контрольной карточки (ЭРКК).
В процессе регистрации документа пользователь заполняет поля ЭРКК реквизитами (атрибутами) документа. Заполнив все необходимые поля, пользователь инициирует сохранение документа в виде записи в базе данных. Кроме атрибутивной информации, ЭРКК содержит информацию, позволяющую идентифицировать ее в базе данных. При этом на основании определенных атрибутов ЭРКК формируется контрольная информация в цифровой форме, которая после преобразования наносится на документ в машиночитаемую зону как маркировочно-идентификационный код в виде штрихового кода и дополнительно содержит маркировочный код в виде совокупности литерно-цифровых символов, читаемых визуально.
При идентификации документа считывают штриховой код, преобразуют его в цифровую форму, выделяют из нее атрибуты документа и по ним в базе данных находят электронную регистрационно-контрольную карточку документа.
При отсутствии специальных технических средств, предназначенных для чтения штрихового кода, пользователь может провести идентификацию документа по маркировочному коду, представленному в виде литерно-цифровых символов, читаемых визуально.
При печати документа на каждую его страницу наносится уникальный штрих-код, устанавливающий однозначное соответствие между электронной версией проекта документа и его бумажной копией. При необходимости в штрих-код вносится номер помечаемой страницы. Любое внесение изменений в проект документа приводит к созданию новой его версии. При печати новой версии проекта документа на его страницы наносится уникальный штрих-код, отличный от предыдущей версии.
Однозначное соответствие электронной и бумажной версий документа позволяет защищать документы от подделки и подтверждать их действительность, причем дополнительный маркировочный код позволяет это делать визуально, без применения специальных технических средств.
