Повсеместно используемая технология создания документов включает в себя компьютерный набор текста, сохранение его в любом доступном месте компьютерной сети и перенесение на бумажный носитель. Недостаток этой технологии заключается в отсутствии возможности отслеживания и контроля процесса создания документа в автоматизированном режиме. Отсутствие контроля может привести к фальсификации документа, утере электронной версии проекта документа, несоответствию проекта документа его конечной версии, утвержденной руководством и т.д. Перечисленные недостатки особенно недопустимы, если речь идет о подготовке распорядительских документов, законов, указов и т.п.
Задача внедряемой в организации системы автоматизации делопроизводства заключается в создании такого процесса подготовки документов, который позволит в автоматическом режиме отслеживать и контролировать ход подготовки, работу специалистов, сроки исполнения и другие необходимые параметры.
Описанная выше задача успешно решена в системе автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ». Перед компьютерным набором текста в системе для каждого документа создается и сохраняется так называемая электронная регистрационно-контрольная карточка (ЭРКК). Карточка создается при регистрации входящей или исходящей корреспонденции, проектов нормативно-правовых актов, поручений и т.д. ЭРКК содержит информацию о регистрации документа, представленную в цифровой форме (порядковый номер документа, название документа, номер документа и т.д.) и информацию, включающие характеристики документа в словесной форме (наименование корреспондента или группы корреспондентов, тип документа, его статус и т.д.). После создания карточки в текстовом редакторе Microsoft Word осуществляется набор текста документа. Версию текста документа, окончательную и (при необходимости) промежуточные, сохраняют в базе данных системы автоматизации делопроизводства. После утверждения окончательной версии проект печатают на бумажном носителе. Информация, хранимая в карточке в цифровом виде, преобразуется в штриховой код и этот штриховой код наносится на каждую страницу бумажного носителя документа, причем штриховой код содержит номер страницы проекта документа. Оригиналы документов на бумажном носителе сохраняются в архиве организации.